Статья: “Экспресс анализ программного обеспечения в аптечной сети”

Увеличить прибыльность бизнеса || Диагностика || Тренинги || Статьи || Стоимость услуг

Программное обеспечение (ПО) в современном бизнесе, и в аптечных сетях в частности, должно играть роль элемента, связующего всю систему. Элемента, позволяющего объединять все основные бизнес-процессы в единый управленческо-информационный контур.

Дополнительные задачи автоматизации аптечной сети

Причём, под единым контуром в данном случае подразумевается стройная эффективная информационная система управления бизнесом, позволяющая быстро получить необходимые данные (в удобном для пользователя формате), для оперативного принятия решения и внесения корректив в саморегулирующиеся бизнес процессы. Всё это обуславливает необходимость предельно внимательного подхода при выборе программного обеспечения.

Для чего вообще осуществляется автоматизация и внедряется программное обеспечение? Несмотря на, очевидность этого вопроса руководители аптечных сетей не всегда могут ответить на него правильно расставив приоритеты. Итак, автоматизация необходима для:

1. увеличение прибыльности бизнеса:
   1. за счёт сбора информации и её обработки для принятия быстрых и правильных управленческих решений;
   2. за счёт сокращения издержек путём автоматизации процессов (которая возможна только после стандартизации процессов);
2. снижения зависимости компании от человеческого фактора;
3. упрощения трудовых задач руководителям среднего звена и рядовому персоналу;
4. прозрачности бизнеса;
5. возможности организации контрольных мероприятий;

Как мы понимаем, все перечисленные выше пункты тесно связаны и, соответственно, эффективно их реализовать можно только во взаимной связи.

Экспресс анализ программного обеспечения в аптечной сети

Программное обеспечение должно быть полностью «когерентно» организации ваших бизнес процессов. Неправильно сначала автоматизировать процесс, а потом стараться его структурировать, подгоняя действительность под существующую систему автоматизации. Это касается, в первую очередь, потоков информации, которые возникают и используются в ходе исполнения бизнес процессов.

NB! Процессы, которые не задокументированы нельзя автоматизировать. Т.е. последовательность действий при автоматизации аптечной сети следующая:

• сначала описывается существующий в ней порядок выполнения основных процессов;
• затем определяется возможность их оптимизации;
• процесс документируется;
• процесс автоматизируется.

Именно с нарушением этой последовательности связаны неудачные проекты автоматизации аптек и недовольство сотрудников тем, что ПО не выполняет тех функций, которые от него требуются.

Признаки эффективного программного обеспечения являются

1. Простота, наглядность, дизайн;

Дизайн – это душа, программы. Дизайн – это то, что постоянно видит и где работает пользователь. Если ему будет что-то неудобно, или ему будет что-то не нравится, или будет что-то не понятно, это значит, что программа «плохая». Некрасивый интерфейс – снижает эффективность работы сотрудника. А Вам бы понравилась работать за неопрятным рабочим столом?

2. Оперативность получения информации;

Оперативный ответ – это значит, что на заданный конкретный запрос, ПО может выдать ответ в течение максимум 5 минут. Если какой-то отчёт заставляет компьютер сильно «задуматься», то вероятность того, что этот отчёт будет регулярно выполняться сотрудником минимальна. А это, в свою очередь значит, что информация из такого отчёта не будет использоваться для оперативного управления аптечной сетью.

3. Возможность компилировать различные финансово-управленческие отчёты;

Подразумевается возможность получить любые разумные данные из ПО, в любом порядке, за любой период в любом подразделении. Например, в ходе реализации консалтинговых проектов приходилось сталкиваться с ситуацией, когда ПО не могло выдать информацию о сумме скидок, о количестве чеков со скидкой, о наценке в определённом ценовом сегменте, а иногда даже о сумме валовой прибыли и т.п.

4. Доступность информации в разных форматах;

Удобно, когда есть возможность перебросить полученную из ПО информацию в любую другую программу для дальнейшей обработки. Но иногда встречаются ситуации, когда полученный отчёт можно смотреть только с экрана, либо с бумаги, или, когда функция экспорта присутствует только номинально. Например, встречается такие программные продукты, которые экспортируют данные в MS Excell в необработанном виде, что не позволяет сразу приступить к работе (допустим, числа заносятся в ячейки как текст, или в одну ячейку попадает сразу два значения, или дробные значения разделены точками, а не запятыми и т.д.).

Одним из важнейших этапов оценки эффективности любых экономических процессов является сбор и анализ данных. Сейчас данные для анализа собираются различными способами в отсутствии определенной системы. Объединение, анализ и правильное сопоставление полученных в ходе разных алгоритмов данных крайне затруднено. Нам кажется, что эта проблема является достаточно серьёзной. Действительно, не так много людей, которые могут построить систему сбора данных и грамотно использовать полученные результаты.

Согласно данным, опубликованным в Harvard Business Review, большая часть сотрудников компаний не умеют анализировать имеющуюся у них информацию. В статье¹ утверждается, что лишь 38% от общего числа сотрудников и 50% руководителей высшего звена умеют правильно использовать имеющуюся в их распоряжении информацию. Следует также отметить, что исследование проводилось в крупных транснациональных компаниях, где, как правило, уровень подготовки специалистов ощутимо выше среднерыночного. Так что, нам кажется, что приведенные цифры для российского аптечного сегмента являются ещё ниже.

«На деле компании сталкиваются с большой проблемой. Любые инвестиции в аналитические исследования обернутся пшиком, а то и нанесут реальный вред, если сотрудники не умеют пользоваться данными, когда требуется принять решение»[1].

     Поэтому отсутствие алгоритмов оценки тех или иных бизнес процессов приводит к тому, что решение принимается в отсутствии информации или на основании неверных выводов из имеющихся данных.

    Впрочем, не следует путать данные и информацию, часто быстро получающиеся отчеты не дают никакого результата для принятия решения. Полезно не много отчетов, а по сути решения, что делать в том или ином случае.

      Позвольте привести наглядную метафору из другой сферы, где от автоматизации процессов зависят человеческие жизни – из авиации.

Систему приближения самолёта к горизонтальным препятствиям (горам, например) разработали достаточно давно, но, как показывает совсем недавний печальный опыт, самолеты не прекращают врезаться в горы.

Итак, при приближении самолёта к горе включается сигнализация, предупреждающая пилотов. Такая сигнализация может быть нескольких «типов»:

• особенный звуковой сигнал; проявил себя не лучшим образом, есть печальный опыт, когда пилоты не поняли, что это за странный звук и что он значит;
• голосовое оповещение, сопровождающееся особым звуковым сигналом: – «Внимание! Впереди земля!»;
• голосовое оповещение, сопровождающееся особым звуковым сигналом: – «Внимание! Впереди земля! Штурвал на себя! Штурвал на себя!»;

Очевидно, что третий вариант наиболее надёжен, т.к. в стрессовой ситуации сообщает человеку, что нужно делать прямо сейчас. Впрочем, человеческий фактор исключать всё равно нельзя и возможность отключения или игнорирования сигнализации всё равно присутствует. Поэтому существует четвертый механизм:

• Голосовое оповещение и автоматическое выполнение заданного алгоритма. В этом случае без вмешательства пилота самолёт увеличивает тягу и набирает высоту[2].

Возвращаясь к аптечному бизнесу можно сказать то, что ПО должно выдавать готовые решения, а не просто отчёты, либо само принимать решения без вмешательства оператора. И на сегодняшний день, это абсолютно реально, вопрос заключается только в готовых алгоритмах, которые нужно «зашить» в ПО.

5. Возможность автоматизации основных бизнес процессов.

Под автоматизацией понимается такая организация процесса, когда ПО часть функций сотрудника берет на себя, возможно, даже решает какие-то эвристические задачи.

Например, ПО может помогать определять оптимальную ассортиментную матрицу не только на основании ретроспективного анализа рынка (что и делают все программы), а также используя методы прогнозирования на основании других процессов в аптечной сети (например, ценообразования и постановки планов продаж). Тогда, ПО помогает формировать прибыльный ассортимент. ПО также может помогать в определении приоритетных и маркерных товаров, автоматически по заданному алгоритму собирать терапевтические цепочки.

На рисунке 1 изображен скриншот справочника товаров в котором в нижнем окне предложена замена одного менее прибыльного товара другими, а в правом окне, представлены товары, которые нужно рекомендовать при продаже сигнальной позиции (товара на который наведён курсор). Следует также обратить внимание, что рядом с каждой позицией проставлены баллы, которые получит фармацевт при продаже конкретной позиции. В данном примере, информация на экране выглядит не очень информативно из-за очевидных недостатков интерфейса, но это решение было запущенно на достаточно старых и низкопроизводительных компьютерах (NB! в статье описана ситуация с ПО в 2012 году). На рисунке 2 представлено более информативное решение:

Рис. 1 Предложение терапевтических цепочек по группам.

6. Возможность саморегулируемой организации некоторых бизнес процессов;

Например, возможна такая организация процесса ценообразования, когда в зависимости от изменения совокупности заданных переменных факторов, изменяется вся матрица наценки на определенные экономические группы товаров, обеспечивая аптечной сети дополнительную прибыль.

Или возможность автоматической сборки терапевтических цепочек, автоматическом выборе приоритетов, отрицательных лидеров, товаров на вывод и т.д.

7. Влияние на все основные процессы в компании;

Например, в рамках одного информационного программного поля определяются приоритетные товары, рассчитывается на них оптимальная саморегулирующаяся наценка, формируются терапевтические цепочки (см. рис. 1, рис. 2, рис. 3), выставляются планы продаж по подразделениям, разрабатываются мотивационные программы для сотрудников (см. рис. 4). Обратите внимание на блок калькуляции премии сотрудника. Фармацевт, пробивая товар сразу знает, сколько рублей он получает.

Рисунок 2. Скриншот экрана первостольника с калькуляцией премии сотрудника.

В этом случае ПО помогает сотрудникам аптечной сети реализовывать аптечную триаду увеличения прибыльности аптечной сети[1].

Таким образом, эффективное программное обеспечение – это система, связывающая информационные потоки от различных бизнес процессов в единый управленческо-информационный контур, тем самым взаимоувязывая их в целостную систему подчиненную заданным руководством аптечной сети целям.

Задайте себе вопросы:

• Позволяет ли Вам ваше программное обеспечение достигать поставленных целей?
• Способствует ли оно увеличению прибыльности вашего бизнеса?
• Обеспечивает ли производительность сотрудников?
• Облегчает ли Вам задачу управления?
• Отображает ли измеримое состояние бизнеса и позволяет ли руководству быстро принимать оптимальные решения?

P.S. Программные продукты, которые позволяют реализовать все перечисленные выше функции существуют, но в рамках этой статьи, по различным причинам, мы не будем никому делать лишней рекламы.

Оптимизация программного обеспечения может увеличить прибыльность аптечного бизнеса за счет:

1. Управления процессом формирования ассортимента;
   1. внедрения категорийного менеджмента;
   2. управлением доходностью товарных групп с учетом доходности и выплат от фармпроизводителей
2. Управления системой ценообразования, саморегулирующейся и конкурентоспособной;
3. Управления программой лояльности (дисконтной программой) и коммуникации с клиентом;
4. Запуска терапевтических цепочек;
5. Алгоритмизации системы оплаты труда, расчёта премии сотрудников на основании их KPI;
6. Визуализации премиальных баллов на препараты для фармацевтов;
7. Визуализации ключевых показателей эффективности работы сотрудников.

Примеры реализации терапевтических цепочек, системы визуализации основных экономических групп, автоматизации расчёта премии сотрудников на основании KPI и другие вопросы связанные с оптимизацией программного обеспечения, Вы можете получить по электронной почте, после проведения самостоятельной диагностики вашей аптечной сети.

[note]Вы можете самостоятельно определить эффективность вашей аптечной сети. В этом Вам помогут наши диагностические тесты. Отправьте запрос на Pavel@LisovskiyP.com и мы Вам бесплатно отправим тесты для экспресс диагностики вашей сети.[/note]

Дополнительные материалы

[1] Лисовский П. Аптечная триада. Три фактора определяющих прибыльность аптечной сети // www.LisovskiyP.com

[1] Шветан Шах, Эндрю Хорн, Джейм Капелла «Есть информация, нужна интуиция» // Harward Business Review Russia №5 2012.

[2] Насколько известно автору, такая система на гражданских самолётах ещё отрабатывается и реализована на некоторых отечественных самолётах, а также на некоторых зарубежных самолётах, например Embraer (Бразилия).

Увеличить прибыльность бизнеса || Диагностика || Тренинги || Статьи || Стоимость услуг