Вопрос выбора аптечного программного обеспечения (ПО) снова становится крайне актуальным. Это связано с тем, что идет вторая (даже, может быть, третья) волна автоматизации, которую мы будем называть «переавтоматизация».
Сохранить статью в формате pdf: часть I, часть 2
Переавтомататизация аптечного бизнеса
Волны автоматизации
Первая волна проходила в конце 90-х — начале 2000-х и была связана с появлением доступных программных решений для автоматизации. В течение последних 15 лет эти программные продукты развивались по-разному: для одних выпускали кардинально новые версии и меняли платформы, на которых они работают, для других выбирали менее радикальный путь и писали доработки и «заплатки», придерживаясь политики «эволюционного» развития, для третьих прекращали поддержку и они застывали в неизмененном виде, четвертые уходили с рынка.
Вторая (либо третья) волна «переавтоматизации» аптечного бизнеса связана с тем, что многие программные продукты родом из начала 2000-х морально устарели как с точки зрения актуальности программного кода и совместимости с современным оборудованием и передовыми IT-решениями, так и с точки зрения возможности использования (внедрения) экономических технологий.
Кто в начале 2000-х мог предположить и тем самым заложить в свои программные продукты то, каких скоростей достигнет интернет-соединение (обмен данными между удаленными точками) для обычных пользователей? Кто учитывал, как радикально увеличится производительность обычного компьютера? Кто из разработчиков предполагал появление облачных технологий?
Казалось бы, в чем проблема? Если у нас более совершенное компьютерное оборудование и более высокая скорость обмена данными, то старые программы тем более будут справляться, как говорится, не будут «тормозить». Чтобы показать ошибочность такого предположения, достаточно привести пример. Обычный винтовой самолет может развивать скорость до 250—300 км/час, и им может управлять один пилот без какого-либо вспомогательного компьютерного оборудования, т.е. вся система управления самолетом работает по законам классической механики. Реактивный самолет может развивать скорость от 600 км/ час, и таким самолетом уже невозможно управлять без вспомогательных, в том числе компьютерных, систем.
Шансы Эволюции
Еще одной врожденной проблемой «эволюционно» развивающихся программных продуктов является «замусоренность» кода. Допустим, что сначала программный код был идеальным (хотя это сомнительно), затем, чтобы внедрить какую-то функцию, один программист сделал доработку, потом в ходе работы выяснилось, что эта доработка вступает в конфликт с другим блоком в ПО, тогда следующий программист стал ее переделывать по собственному разумению. И таких вмешательств в ПО за 15 лет было столько, что текущему поколению разработчиков тяжело разобраться во взаимосвязи отдельных блоков кода. Поэтому новые задачи решаются не путем радикального обновления кода программы (это трудозатратно), а путем создания все новых и новых «заплаток» и «костылей».
Что касается возможности внедрения в аптечное программное обеспечение новых экономических технологий, то аптеки часто сталкиваются с крайней сложностью доработки тех или иных блоков. Десять лет назад, когда писали, например, блок «Наценка», современные алгоритмы ценообразования были малоизвестны и практически не использовались участниками рынка. А сейчас внедрить их в это ПО сложно (однако возможно) по причинам запутанности программного кода, ограни- ченности вычислительных возможностей ПО, неправильной архитектуры ПО (например, отсутствия истинной централизации процессов) и т.д.
Эти и многие другие проблемы программных продуктов первой волны автоматизации подталкивают аптечное руководство к поиску новых решений и «переавтоматизации» своих сетей.
Поиск и выбор оптимального ПО под нужды конкретной аптечной сети сложны для руководства хотя бы потому, что оно не обладает специальными знаниями, которые позволили бы взвешенно выбирать ПО, опираясь на технические характеристики, а не на то, каким образом была проведена презентация программного продукта отделом продаж. Это можно сравнить с проблемой выбора оптимального препарата ничего не понимающим в этом пациентом.
Задача данной статьи — показать основные проблемы существующих программных продуктов, чтобы читатель смог выде- лить для себя «маркерные» точки, которые необходимо проверить до принятия решения об установке того или иного ПО.
Основные проблемы аптечного ПО
- Неверное понимание порядка автоматизации;
- Единая номенклатура (проблема единого справочника);
- Посерийный учет и использование внутренних/заводских штрихкодов.
- IT-проблемы:
- Выгрузка данных и взаимодействие с любыми другими программами учета и аналитики;
- Совместимость оборудования;
- Отсутствие поддержки других (не Windows) операционных систем;
- Низкая безопасность и отсутствие шифрования данных;
- Устаревшая клиент-серверная модель;
- Недостаточная надежность обмена данными;
- Обеспечение устойчивости работы в нестабильных условиях.
- «Юзабилити» интерфейса;
- Скорость работы;
- Узкий перечень используемых экономических технологий;
- Сложность и длительность любых доработок.
- Зависимость программного обеспечения от других участников рынка (дистрибьютора, ассоциации, поставщика ПО и т.д.).
Нарушение порядка автоматизации процесса
Программное обеспечение должно быть полностью «когерентно» организации бизнес-процессов в аптечной сети. Неправильно сначала автоматизировать процесс, а потом стараться его структурировать, подгоняя действительность под существующую систему автоматизации. Это касается в первую очередь потоков информации, которые возникают и используются в ходе бизнес-процессов. Процессы, которые не задокументированы, нельзя автоматизировать. Т.е. порядок автоматизации аптечной сети следующий:
- сначала описывается существующий в аптечной сети порядок выполнения основных процессов;
- затем определяется возможность их оптимизации;
- после этого процесс документируется;
- и только потом процесс автоматизируется.
Именно с нарушением этой последовательности связаны неудачные проекты автоматизации аптек и недовольство сотрудников тем, что ПО не выполняет тех функций, которые от него требуются. Нередко можно столкнуться с ситуацией, когда организацию процесса в аптечной сети подстраивают/приспосабливают под имеющиеся возможности ПО. Особенно часто это касается процесса формирования ассортимента и ценообразования.
Единая номенклатура
Единый реестр/справочник — это стандарт наименования товаров в аптечной сети. Особенностью российского фармрынка является то, что на нем отсутствует единый общепринятый фармацевтический реестр. Есть множество справочников, но ни один из них не является общим для всего рынка. Поэтому сейчас один и тот же препарат может быть назван сотнями разных способов. Т.е. на каждом уровне дистрибуции у каждого участника может существовать свой справочник. Например, каждый фармдистрибьютор использует свой реестр, каждая крупная аптечная сеть имеет свой справочник или покупает готовый из имеющихся на рынке примеров. Наличие в программном обеспечении единого справочника — это жизненная необходимость для управления процессами в сети. Для компьютерной про- граммы «Препарат X таб.» и «Препарат X табл.» не одно и то же — это разные единицы товара, значит, и статистика по этим позициям будет накапливаться по отдельности. А статистика продаж влияет на формирование и поддержание ассортимента, на ценообразование, управление продажами. В конечном итоге развитая статистика продаж влияет на прибыльность сети. Упрощенно аптечное ПО можно разделить на три категории по тому, чей справочник оно использует и кто его поддерживает в актуальном состоянии:
- Свой внутренний справочник, который централизованно поддерживает поставщик ПО.
- Свой внутренний справочник, который сеть поддерживает собственными силами.
- Внутренний справочник отсутствует (ПО позволяет интегрировать справочник, приобретенный на стороне, или сотрудники аптечной сети вынуждены создавать и поддерживать справочник самостоятельно).
Посерийный учет и использование заводских штрихкодов
К сожалению, во многих программных продуктах до сих пор не решен вопрос использования заводских штрихкодов при сохранении посерийного учета в аптечной сети. Между тем от того, как организована эта процедура, зависит логика приемки товара и ценообразования. Нанесение ценников на каждую упаковку — это временные, трудовые и финансовые затраты. Но главная проблема в том, что внутреннее штрихкодирование делает невозможной быструю переоценку товарных остатков, а это уже вопрос дополнительной 10—15% валовой прибыли аптечной сети.
Выгрузка данных и взаимодействие с другими программами
Программа автоматизации обязательно должна взаимодействовать с другими программами учета (той же 1С) и программами аналитики, хотя бы Excel. Зачастую даже сами разработчики сходу не могут назвать, в каких местах базы какие хранятся данные и как их оттуда вытащить для бухгалтерского учета в удобном для учетной программы виде. А предоставляемые возможности экспорта данных «для бухгалтерии», как правило, представляют собой довольно жалкое зрелище. То же, к сожалению, касается и экспорта данных в Excel. Если задать вопрос поставщику ПО о возможности выгрузки данных в Excel, то в 99% случаев мы получим утвердительный ответ. Проблема в том, как происходит этот экспорт. Например, в одной распространенной программе цифровые данные экспортируются не с запятой, как принято в российской системе (например, 3,14), а через точку (3.14). Только из-за этого нюанса Excel воспринимает такие значения не как цифры, а как текст. Это приводит к невозможности какой-либо обработки таких данных. Еще один негативный пример — ужасное обращение с ячейками: одно число может быть растянуто на несколько ячеек или два числа могут попасть в одну ячейку. Это также делает затруднительной быструю обработку полученных данных. Совместимость оборудования До сих пор есть ПО, которое не поддерживает современные сканеры штрихкодов, ридеры для магнитных дисконтных карт и другое подобное оборудование.
Отсутствие поддержки других (не Windows) ОС
Время, когда «можно» было безнаказанно поставить в аптеке нелицензионную версию Windows, безвозвратно ушло. Соответственно, каждый компьютер — это одна лицензия, а это деньги. Многие программы учета в других сферах торговли предлагают возможность установки на другие, в том числе свободные (бесплатные), операционные системы. В частности, в X5 Retail group на кассах установлены Unix-системы. На аптечном рынке тоже встречаются приятные исключения (возможность установки ПО на Windows, Mac, Linux).
Низкая безопасность
Информация из аптек в офис в некоторых программных продуктах пере- дается в незашифрованном виде. Это значит, что с минимальными усилиями злоумышленник может получить доступ ко всей коммерческой информации аптечной сети практически онлайн! Автору известны кейсы, когда бывший системный администратор, уволившись из одной сети, с легкостью получал доступ к ее данным и передавал их новому работодателю. Впрочем это еще не самый страшный вариант. Хуже, если доступ к данным окажется у налоговой службы (и такие кейсы уже есть, правда, в другой сфере).
Устаревшая клиент-серверная модель
Прошли те времена, когда данные допустимо было хранить в локальной памяти программы. Клиентская станция должна быть если не тонким клиентом, то уж точно не центром обработки данных!
Недостаточная надежность обмена данными
Например, данные не сходятся с кассовым отчетом. Такая ошибка, в частности, может возникать при потере или дублировании пакетов данных при их пересылке из аптеки в офис. Причем возможны две крайности: либо пакеты уникальны и не могут формироваться заново, что недопустимо в принципе при вероятных потерях, либо пакеты не хэшируются, что приводит к дублированию информации в базе-приемнике. Правильная система должна позволять как много раз отправлять одно и то же, так и однозначно идентифицировать пакеты как дублирующие, если вдруг произошел сбой.
Интерфейс и «юзабилити»
Дизайн — это душа программы, это то, что видит и где работает пользователь.Если ему будет неудобно, это значит, что программа «плохая». Некрасивый интерфейс снижает эффективность работы сотрудника. «Юзабилити» — удобство пользования программой. Все основные действия должны быть предельно понятны, как в популярных программах для смартфонов. Скорость работы Программа должна «летать», причем не только кассовый модуль, но и модуль обработки данных и сбора отчетов. Нажал кнопку — получил отчет. Оперативный ответ — это значит, что ответ на запрос ПО может выдать в течение максимум 5 минут. Если какой-то отчет заставляет компьютер сильно «задуматься», то вероятность того, что он будет регулярно выполняться сотрудником, минимальна. А значит, информация из такого отчета не будет использоваться для оперативного управления аптечной сетью.
Узкий перечень используемых экономических технологий
Многие программные продукты подразумевают слишком простую организацию основных процессов в аптеках, что затрудняет возможность внедрения эффективных экономических технологий. Вот несколько вопросов, которые нужно задать до перехода на новое ПО:
- Существует ли возможность автоматизации категорийного менеджмента и формирования ассортиментной матрицы;
- Можно ли разбить справочник товаров на группы по неограничен- ному количеству (хотя бы 10) не взаимосвязанных классификационных признаков (потребительские группы, экономические группы, группы по оборачиваемости, по ABC-анализу и т.д.) и применить к ним различные правила по формированию ассортимента, ценообразования и т.д.;
- Есть ли адаптивные механизмы ценообразования и/или саморегулирующаяся модель ценообразования;
- Существует ли возможность использования сложных формул при ценообразовании (например, связывающих статистику продаж, входную цену, остаток товара в сети и аптеке).
Сложность и длительность любых доработок
Время — деньги. Доработки по 3—4 месяца недопустимы! Если какая-либо экономическая технология обеспечивает, допустим, дополнительный прирост валовой прибыли в 5%, то длительная ее разработка — это упущенная прибыль. Подчас упущенная прибыль на порядок выше стоимости самой доработки, а для крупной сети — всей программы.
Зависимость ПО от других участников рынка
Давайте обозначим главную ошибку руководства аптечных сетей при выборе программного обеспечения. Это банальная жадность. Хорошее программное обеспечение может стоить дорого, даже очень дорого. Правда, только тогда, когда оно дает ощутимое конкурентное преимущество использующей его компании. Попытка сэкономить на этом повлечет потерю эффективности всех процессов и прямые убытки. Очень сбивает руководство сетей то, что на рынке есть бесплатные или условно бесплатные программы. Забывают коллеги историю троянского коня. Установили бесплатное программное обеспечение, принадлежащее другому участнику рынка (например, дистрибьютору)? Можно вас поздравить, вы сделали первый шаг к поте- ре самостоятельности. Ваши данные уже прозрачны для поставщика ПО, он уже видит, какие цены вы получаете и какие розничные цены ставите. А еще, согласно договору, вас в любой момент могут отключить от этого программного продукта.
Выводы
Программное обеспечение в современном бизнесе, и в аптечных сетях в частности, должно играть роль элемента, связывающего всю систему, позволяющего объединять все основные бизнес-процессы в единый управленческо-информационный контур. Под единым контуром подразумевается стройная эффективная информационная система управления бизнесом, позволяющая быстро получить необходимые данные (в удобном для пользователя формате) для оперативного принятия решения и внесения коррективов в саморегулирующиеся бизнес-процессы. Итак, автоматизация необходима для:
- Увеличения прибыльности бизнеса:
- за счет сбора информации и ее обработки для принятия быстрых управленческих решений;
- за счет сокращения издержек путем автоматизации процессов, которая возможна только после их стандартизации.
- Снижения зависимости компании от человеческого фактора.
- Упрощения трудовых задач руководителям среднего звена и рядовому персоналу.
- Прозрачности бизнеса.
- Возможности организации контрольных мероприятий.
Программа автоматизации бизнеса — это нервная система аптечной сети. От того, как работает эта система, зависят прибыльность и безопасность компании. Подойдите к ее выбору ответственно, чтобы потом не столкнуться с неизлечимыми нервными болезнями
Увеличение прибыльности || Диагностика || Тренинговые программы || База знаний || Стоимость услуг
