Любая управленческая (социальная) система со временем “расползается”: появляются исключения, отдельные правила, где-то автоматические процедуры переводятся на ручное управление и т.д.
Это “расползание” может быть обусловлено банальной энтропией (любая система со временем будет разрушена) или улучшениями, которые позже вносят в процесс. Однако для системы не так важно, что это за изменение, накопление таких исключений постепенно ухудшает прозрачность и управляемость системы.
Я думаю здесь можно обойтись без примеров, читатели сами знают как часто мы вносим исключения в отдельные процессы
Все неликвидные товары мы, конечно, выводим из ассортимента автоматически…. но…если это маркетинговый товар, или если кто-то когда-то поставил крыжик “не выводить” и эту галку забыли убрать, то в виде исключения мы их оставим в ассортименте.
И такие правила-исключения постепенно множатся.
Препятствовать этому сложно, а вот управлять этими изменениями можно и нужно.
Для этого необходимо периодически производить аудит каждого процесса.
Как это сделать:
- Посмотреть правила прохождения процесса (кто за что отвечает, что нужно для запуска процесса, что получим на выходе);
- Убедиться, что эти правила где-то записаны или внесены в ПО;
- Удивиться, узнав, что эти правила не всем известны и существуют разночтения одного и того же пункта;
- Сделать отчеты по каждой процедуре процесса, чтобы убедиться, что она работает так, как прописано в правилах
Например, если в правилах написано, что на какую-то позицию должна быть наценка x%, то нужно взять отчет за достаточно промежуток времени и удостовериться, что во всех случаях была наценка x%, если значение отличается – разбираться почему так произошло.
5. Если отчеты свидетельствуют, что результат процесса отличается от прописанных правил необходимо разобраться с чем это связано.
- Найти новые положительные исключения и внести их в процесс (т.е. они становятся не исключениями, а правилом);
- Обнаружить неправильные отклонения и исключения, стереть их и не дать возможности вновь им появиться в процессе.
6. Обновить правила/стандарт процесса
7. Запустить процесс по обновленной процедуре и убедиться, что все работает правильно.
Невозможно управлять системой, если она откликается на вмешательства со стороны руководителя не так как задумано.
—-
#стратегическое_планирование
