Заметка о проектном и процессном подходе при управлении аптечной сетью


Увеличечить прибыльность бизнеса || Диагностика || Тренинги и семинары || Статьи || Стоимость услуг


Когда следует применять проектный, а когда процессный подходы при управлении аптечной сетью.?


Ситуация как есть как надо

Практически любую научную или околонаучную статью/заметку принято начинать с определения понятий, которые будут в ней обсуждаться. Рассмотрим, чем отличаются друг от друга процессный и проектный подходы при управлении компанией, и как мы можем использовать это знание при организации работы в аптечной сети.

Процессная форма предполагает управление повторяющимися операциями, объединенными в достаточно стабильные повторяющиеся бизнес-процессы.

Проектная форма предполагает управление уникальной комбинацией операций, объединенных в рамках уникального проекта.

Процессный подход при управлении аптечной сетью

Всю деятельность аптечной сети (аптеки) можно разбить на последовательность взаимосвязанных бизнес процессов. При этом результат (выход) предшествующего процесса является ресурсом (входом) следующего.

Процессом называется логичный, последовательный, ограниченный во времени набор взаимосвязанных процедур, предназначенный производить предварительно установленный специфичный результат (выход) определённому пользователю, при этом процесс обеспечивается необходимыми ресурсами (вход процесса).

Если процесс исполнения работ детально описан и задокументирован, назначены ответственные за его выполнение сотрудники, разработаны документы, которыми они воспользуются и определена отчётность, которую они составят в ходе исполнения, то такое описание работ и называется бизнес процессом.

В определённом смысле можно сказать, что модель бизнес процесса – это описание работы, выполняемой качественно и обеспечивающей достижение необходимой эффективности[1].

Зачем руководству аптечной сети иметь документированное описание основных бизнес процессов? Прежде всего, потому что это помогает понять, как устроена работа и позволяет лучше управлять её выполнением, а также:

  • оптимизировать структурное построение организации;
  • предвидеть и минимизировать потери (материальные, трудовые, финансовые и т.д.);
  • давать стоимостную оценку каждому в отдельности бизнес-процессов и всей совокупности бизнес-процессов организации;
  • производить стоимостное моделирование сетей бизнес-процессов, управляя ценовой конкурентоспособностью организации.

Описание моделей бизнес процессов позволяет:

  1. Понять, как устроена работа, что позволяет регламентировать эту работу, т.е. зафиксировать порядок её исполнения
    1. проанализировать как аптека взаимодействует с покупателями, дистрибьюторами, как организована деятельность на каждом рабочем месте, каждого сотрудника;
    2. Управлять. Если известен порядок исполнения работы, то можно:
      1. задавать её параметры;

Например: каким образом необходимо формировать ассортимент? Как определять оптимальную наценку на группу товаров? Как правильно обслуживать покупателей? и т.д.

  1. определить планы, ресурсы, сроки исполнения работ;

Например: каких основных финансовых показателей должна достигнуть аптечная сеть, аптека, каждый фармацевт?

  1. обеспечивать организацию выполнения процесса;
  2. контролировать и регулировать ход их исполнения.
  3. оптимизировать работу организации, исключив дублирование функций, «лишние» звенья в цепочке бизнес процессов, ускорив тем самым протекание бизнес-процессов во времени и снизив их стоимость;
  4. оптимизировать структурное построение организации;
  5. предвидеть и минимизировать потери (материальные, трудовые, финансовые и т.д.);
  6. давать стоимостную оценку каждому в отдельности бизнес-процессов и всей совокупности бизнес-процессов организации.

Кроме того, важной сферой применения моделей бизнес процессов является сфера автоматизации. Описанный в виде модели бизнес процесс можно автоматизировать. Это касается потоков информации, которые возникают и используются в ходе исполнения бизнес процессов.

NB! Процессы, которые не задокументированы нельзя автоматизировать. Т.е. порядок автоматизации аптечной сети следующий:

  • сначала описывается существующий в аптечной сети порядок выполнения основных процессов;
  • затем определяется возможность их оптимизации;
  • процесс документируется;
  • процесс автоматизируется.

Именно с нарушением этой последовательности связаны неудачные проекты автоматизации аптек и недовольство сотрудников тем, что ПО не выполняет тех функций, которые от него требуются.

Модели бизнес процессов помогают ответить и на кардинальные вопросы повышения эффективности бизнеса. Как улучшить деятельность? Как повысить производительность? Как избежать проблем? Как повысить экономическую эффективность деятельности?

Проектный подход в аптечной сети

Проект – уникальная сборка бизнес-процессов, обеспечивающая реализацию поставленных целей в заданный срок с заданными ресурсами.

Особенности управления проектом:

  • рассмотрение проекта как уникальной комбинации процессов;
  • сосредоточение прав и ответственности за достижение результатов проекта у руководителя проекта и проектной группы;
  • выделение бюджета проекта;
  • применение специальной проектной организационной структуры и проектной мотивации его участников;
  • разработка и применение специальных стандартов реализации составляющих проект процессов[2].

Соотношение процессов и проектов в различных компаниях может проявляться по-разному. Для аптечных сетей, например, применяют преимущественно процессную форму организации работ. В других сферах, например строительные компании, применяют преимущественно проектную форму организации работ. Значительная часть компаний одновременно использует и проектные и процессные формы организации своей деятельности.

Как следует из определения, проектный подход целесообразно применять при решении сложных уникальных задач в аптечной сети, которых может быть достаточно много: создание интернет-аптеки, организация службы доставки и т.п., однако, в первую очередь, проектный подход нужно использовать для: организации процессного управления аптечной сетью, построения эффективной системы управления, и в конечном счёте для увеличения прибыльности аптечной сети.

Повышение прибыльности, улучшение управляемости, подготовка компании к расширению в другие регионы, масштабирование структуры, подготовка бизнеса к продаже, всё это требует перехода к процессному подходу, внедрение которого осуществляется путём проекта.

Кратко рассмотрим, как можно выполнить в аптечной сети переход к процессному управлению.

Проектный подход при внедрении процессного управления аптечной сетью

Для описания бизнес процессов и построения системы управления в аптечной сети следует выполнить следующие шаги:

1)   собрать и обработать существующую информацию;

2)   определить и изучить текущие процессы (выделить отдельные процессы, распределить их по основным группам, кратко описать каждый процесс);

3)   выбрать процессы, которые нуждаются в документировании (по критериям: периодичности выполнения процесса, его временного объёма, требуемой результативности, финансовой значимости);

4)   выбрать методики документирования (общий обзор процессов, принципиальная и детальная схемы процесса, схема управления процессами).

Для построения эффективных бизнес процессов и системы управления следует действовать по классической схеме бизнес инжиниринга (см. рис. 1):

1)   собрать информацию и описать ситуацию “как есть”;

2)   спроектировать модель “как надо”;

3)   разработать и осуществить шаги по переходу из ситуации “как есть” в ситуацию “как надо”;

4)   управлять изменениями.

Процессный и проектный подход. Классическая схема реинжиниринга

Рис. 1. Классическая схема реинжиниринга[3]

Основной целью любой коммерческой организации является получение дохода, все остальные цели

являются вспомогательными. Тогда используя и перефразируя основные положения теории ограничения (Theory of Constraints TOC) Э. Голдратта[4], при построении системы управления следует фокусировать внимание на факторах, определяющих основной доход компании. Система управления должна позволять максимально использовать эти факторы, и любые действия в рамках этой системы не должны препятствовать реализации этих факторов.

Начинать оптимизацию бизнес процессов в аптеке следует с определения тех факторов, которые обеспечивают аптечной сети основной доход.

Таким образом, проектный подход при управлении аптечной сетью необходим, прежде всего, для построения эффективной системы управления и увеличения прибыльности бизнеса.

Уникальность задачи, требует особых условий её выполнения, в частности, выделения проектной группы из сотрудников компании и обучения их для выполнения проекта, либо привлечения проектной команды/консультанта, специализирующихся на решении таких задач.

 


[1] В. Кондратьев, М. Кузнецов Показываем бизнес процессы. М.: Эксмо, 2008. – 480 с.

[2] В. Кондратьев, Проектируем корпоративную архитектуру. М.: Эксмо, 2007.

[3] иллюстрация дана по книге Кондратьев В.В Проектируем корпоративную архитектуру. М.: Эксмо, 2007

[4] Goldratt, Eliyahu M.. Essays on the Theory of Constraints. [Great Barrington, MA]: North River Press.


Увеличечить прибыльность бизнеса || Диагностика || Тренинги и семинары || Статьи || Стоимость услуг